适用于虚拟资产交易平台营运者的指引之备存纪录及核数师介绍

适用于虚拟资产交易平台营运者的指引之备存纪录及核数师介绍：

XIV. 备存纪录

适用于平台营运者及其有联系实体的一般备存纪录规定

14.1 平台营运者应订立并确保其有联系实体订立政策及程序，以确保所有与有关活动相关的资料（包括以实物及电子方式储存的资料）都是完整、安全、可供取览、可靠和详尽的。

14.2 就有关活动而言，平台营运者应：

• (a) 备存（如适用的话）会计、交易及其他纪录，而该等纪录足以：
  • (i) 解释和反映该等业务的财政状况及运作；
  • (ii) 令可以真实和中肯地反映其财政状况的损益表及资产负责表得以不时拟备；
  • (iii) 交代它所收到或持有的所有客户资产；
  • (iv) 使该等客户资产的所有变动能透过其会计系统而得以追查；
  • (v) 按月就它与其他人士（包括其有联系实体及银行）之间的结余或持仓量的差额进行对帐及显示已如何解决该等差额；
  • (vi) 显示它已遵守及设有监控系统以确保遵守上文第 X 部（保管客户资产）的规定；
  • (vii) 使它能易于确定它是否已遵守上文第 VI 部（财务稳健性）的规定；
• (b) 以将会令审计得以便利地和妥善地进行的方式，备存该等纪录；
• (c) 按照获普遍接纳的会计原则在该等纪录中记入记项。下文第 14.7 至 14.9 段指明须备存的纪录。

14.3 就平台营运者的有联系实体收取或持有的客户资产而言，平台营运者应作出以下行为，并应确保其有联系实体作出以下行为：

• (a) 备存（如适用的话）会计及其他纪录，而该等纪录足以：
  • (i) 交代所有客户资产；
  • (ii) 使该等客户资产的所有变动能透过其会计系统而得以追查；
  • (iii) 分别显示和交代由它或代它及由它代何人而就该等客户资产作出的所有收取、支付、交付及其他使用或应用；
  • (iv) 按月就它与其他人士（包括平台营运者及银行）之间的结余或持仓量的差额进行对帐及显示已如何解决该等差额；
  • (v) 显示它已遵守及设有监控系统以确保遵守上文第 X 部（保管客户资产）的规定；
• (b) 以将会令审计得以便利地和妥善地进行的方式，备存该等纪录；
• (c) 按照获普遍接纳的会计原则在该等纪录中记入记项。下文第 14.7 段指明须备存的纪录。

备存纪录的格式和处所

14.4 平台营运者应以下述方式备存并应确保其有联系实体以下述方式备存全部所需纪录：

• (a) 以中文或英文书面方式备存；或
• (b) 备存纪录的方式，是能使该等纪录可随时得以取览及可随时转为中文或英文的书面形式。

14.5 平台营运者应采取并应确保其有联系实体采取一切合理必需的程序，以防止任何所需纪录被篡改，利便揭发任何该等篡改，及确保所规定的纪录是安全、真实、可靠、完整、保密和及时可供取览的。

14.6 平台营运者应在由其使用并根据《证券及期货条例》第 130(1)条及／或《打击洗钱条例》第 53ZRR条获批准的处所备存所需的纪录，并确保其有联系实体这样做。平台营运者如欲将任何所规定的纪录只存放在某电子数据储存提供者，应事先取得证监会的书面批准。

须备存的纪录

14.7 平台营运者应保留并应确保其有联系实体保留以下纪录，为期不少于七年：

• (a) 显示以下项目详情的纪录：
  • (i) 由平台营运者或其有联系实体所收到的所有款项，不论该等款项是否属于平台营运者或其有联系实体，或已存入由平台营运者或其有联系实体或代平台营运者或其有联系实体维持的账户及由平台营运者或其有联系实体所支付；
  • (ii) 平台营运者或其有联系实体收到的所有收入，不论该等收入是关乎平台营运者或其有联系实体所提供服务而收取的费用、佣金、经纪费、酬金、利息或其他收入；
  • (iii) 平台营运者或其有联系实体招致或付出的所有开支、佣金及利息；
  • (iv) 由平台营运者或其有联系实体就客户虚拟资产主动作出的所有处置，并就每项处置显示以下详情：
    • (I) 客户姓名或名称；
    • (II) 进行处置的日期；
    • (III) 为进行处置而招致的费用；
    • (IV) 处置的收益及该等收益已如何处理；
  • (v) 平台营运者或其有联系实体的资产及债务，包括财务承担及或有债务；
  • (vi) 平台营运者或其有联系实体拥有的所有虚拟资产，并识别：
    • (I) 该等虚拟资产存放于何人；
    • (II) 存放该等虚拟资产的日期；
  • (vii) 由平台营运者或其有联系实体持有但并非平台营运者或其有联系实体拥有的所有虚拟资产，并识别：
    • (I) 该等虚拟资产是为何人持有及存放于何人；
    • (II) 存放该等虚拟资产的日期；
    • (III) 存放于另一人作稳妥保管的虚拟资产；
  • (viii) 从其收取及提取虚拟资产的所有钱包地址；
  • (ix) 平台营运者或其有联系实体持有的所有银行账户，包括所维持的独立账户；
  • (x) 平台营运者或其有联系实体持有的所有其他账户；
  • (xi) 所有资产负债表外的交易或持仓量。
• (b) 平台营运者或其有联系实体订立的所有合约（包括与客户订立的协议书）的纪录。
• (c) 证明以下项目的纪录：
  • (i) 由客户给予平台营运者或其有联系实体的任何常设授权，以及该等授权的续期；
  • (ii) 由客户给予平台营运者或其有联系实体的任何一次性书面指示。
• (d) 就属专业投资者的客户而言：
  • (i) 显示足以确立该客户属专业投资者的详情的纪录；
  • (ii) 由平台营运者或其有联系实体给予该客户的任何通知。
• (e) 就在平台营运者或其有联系实体的系统内进行的交易而言，有关纪录详述如下：
  • (i) 客户的详细资料，包括其登记姓名或名称和地址、纳入和终止纳入的日期及客户协议；
  • (ii) 限制、暂停或终止任何客户接达平台营运者或其有联系实体的系统的详情，包括有关的原因；
  • (iii) 由平台营运者普遍或个别地发给其系统用户的所有通知及其他资料（不论为书面形式或透过电子形式传达）；
  • (iv) 在平台营运者或其有联系实体的系统内进行交易的每日及每月例行摘要，当中载列：
    • (I) 已执行交易所涉及的虚拟资产；
    • (II) 交易量（以交易宗数表示）、买卖虚拟资产数目及交收总值。
• (f) 与虚拟资产在平台上的纳入程序有关的纪录（按上文第 VII 部（营运）所规定），包括尽职审查计划，已进行的

核查工作及分析。

14.8 平台营运者及其有联系实体（如适用）应保留以下纪录，为期不少于两年：

• (a) 每份按照上文第 9.33 段制备的成交单据及收据的文本。
• (b) 每份在客户要求下按照上文第 9.33(g)段制备的户口结单的文本。
• (c) 平台营运者收取或发出的交易指示及买卖指示的时序纪录，当中载有以下详情，包括（但不限于）：
  • (i) 任何交易指示或买卖指示的接收、执行、修改、取消或届满（如适用）的日期和时间；
  • (ii) 提出要输入、修改、取消或执行交易指示或买卖指示的客户的身份、地址及联络资料；
  • (iii) 之后就任何交易指示或买卖指示所作的任何修改及执行的任何详情（如适用），包括但不限于所涉及的虚拟资产，该项交易指示的规模及属于买方或卖方，该项交易指示的种类，以及交易指示编号、时间及价格限制，或负责发出该项交易指示的客户指定的其他条件；
  • (iv) 某项执行指示的分配及重新分配（如适用）的详情；
  • (v) 由其或代其进行以落实任何有关交易指示或买卖指示的每项交易的详情；
  • (vi) 能够识别其曾与谁或为谁的账户进行有关交易的详情；及
  • (vii) 使有关交易能透过其会计、买卖及交收系统而被追踪的详情。
• (d) 就未为上文(c)节所涵盖的事项而言，所有在平台以外进行的交易的时序纪录。
• (e) 其系统活动的稽查纪录，包括但不限于上文第 XII 部（网络保安）所提述的稽查线索及存取纪录。
• (f) 有关所有重大系统延误或故障的事故报告。

(e)及(f)节所述有关稽查纪录及事故报告纪录的规定详情载于本指引附表 3。

14.9 平台或系统停止运作后须备存不少于两年的纪录

平台营运者应备存以下纪录，为期不少于其平台或系统停止运作后两年：

• (a) 有关其平台或系统的设计、开发、应用及营运（包括任何测试、检视、改动、升级或纠正）的全面文件；及
• (b) 有关其平台或系统风险管理监控措施的全面文件。

14.10 平台营运者应在证监会提出要求时让证监会取览所需的纪录

鉴于虚拟资产背后的技术的性质，平台营运者应在所有时间维持对平台或系统节点（system node）的适当取览，以获得有关活动的完整纪录。

XV. 核数师

15.1 平台营运者应以适当的技能、小心审慎及勤勉尽责的态度，拣选及委任核数师

平台营运者应以适当的技能、小心审慎及勤勉尽责的态度，拣选及委任核数师70，以就平台营运者及其有联系实体的财务报表进行审计，并应顾及其为虚拟资产相关业务进行审计的经验和往绩纪录，以及其担任平台营运者及其有联系实体的核数师的能力。

15.2 就核数师根据《打击洗钱条例》第 53ZSD(4)(a)(i)及 53ZSD(4)(b)(i)条须报告的事项而言，该等事项为：

• (a) 在与平台营运者的核数师有关的情况下，构成平台营运者没有遵从上文第 VI 部（财务稳健性）、第 X 部（保管客户资产）及第 XIV 部（备存纪录）的任何规定的事项；及
• (b) 在与平台营运者的有联系实体的核数师有关的情况下，构成平台营运者的有联系实体没有遵从上文第 X 部（保管客户资产）及第 XIV 部（备存纪录）的任何规定的事项。

“核数师”一词的定义见《证券及期货条例》附表 1 第 1 部第 1 条及《打击洗钱条例》第 53ZR 条。

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